在普林斯顿大学的三套管理班子中,尤其值得展开分析的是普林斯顿大学团体理事会。普林斯顿大学团体理事会是一个由校内各种群体代表共同组成的自治组织,《普林斯顿大学团体理事会章程》详细规定了其目的、构成和运作程序,并明确了执行委员会和其他各委员会的构成人数、职责、代表的选举和罢免程序以及工作方式。以下根据2010年3月、2013年5月修订的《普林斯顿大学团体理事会章程》(以下简称章程)(The Council of the Princeton University Community,2013a)对该组织略做介绍。
(一)普林斯顿大学团体理事会的成员构成
按照章程的规定,普林斯顿大学团体理事会由51位成员构成,分别由校内各类人群自主选出。各类群体的名额具体分配如下。
管理部门6位。包括大学的校长、教务长和每年由校长从以下管理者中选出的4位代表:财政副校长、总会计师、大学的秘书长、总律师、大学教师部主任、研究生院院长、学院院长、学生生活部主任。
大学教师15位。每个院系至少有2位代表,至少有4位非终身教职教师代表。
本科生12位。其中必须包括本科生学生会主席和副主席,另10位本科生于4月间从学生机构中由学生投票选出。
研究生7位。其中每个院系至少1位代表。
校友4位。由校友委员会挑选。
职员7位。图书馆职员、管理部门职员、专业研究职员、专业技术职员、办公室职员各1位,其他群体的代表2位。其他群体包括无办公室的大学职员和以上没有提到的群体的成员。
(二)普林斯顿大学团体理事会成员的常规选举
普林斯顿大学团体理事会成员由大学的各群体自行组织选出。
1.大学教师代表的产生
大学教师代表由大学教师部会议提名,实行差额选举。在大学教师部的大学教师会议召开之前,大学教师雇用和晋升顾问委员会通过邮寄方式,两次向大学教师部介绍与团体理事会由大学教师代表担任的空置职位等额的被提名者,等额之外的其他提名者可以在2月大学教师部会议上由全体出席者选出。
2月大学教师部会议之后,大学教师部的秘书处将向大学教师部的每位成员寄送授权投票的含有被提名者名单的无记名选票,并告知10天以后的正午将无记名选票返回秘书处办公室,届时选举将结束。
为保证每个部门和大学教师部的非终身教职成员在团体理事会中都有代表,选举结果须按照成员构成条款的规定配置,当有必要改变时,选举将根据单个可转让选举制度(the system of the single transfer able vote)1进行。
当选的代表任期3年,从学年开始时算起。为保障团体理事会运作的连续性,实行新老交错的阶梯任职制度,每年有5位代表完成任期。
2.本科生代表的产生
本科生代表由本科生学生会负责提名和选举。每年的4月30日之前,本科生学生会举行由本科生担任的团体理事会空置职位代表的选举,按照团体的章程管理,并至少提前一个月公告。
空置职位代表的提名通过至少由25位本科生签名的正式请求做出,并在明确规定的选举时间之前提交给本科生学生会选举委员会。
当选的本科生代表任期1年或者直到他们的继任者被确认资格。
3.研究生代表的产生
研究生代表由研究生学生会负责提名和选举。每年的4月30日之前,研究生学生会举行由研究生担任的团体理事会空置职位代表的选举,按照团体的章程管理,并至少提前一个月公告。
研究生学生会不得以任何形式限制谁可以参加选举,或者限定第几学期研究生才可以担任团体理事会代表。当选的研究生代表任期1年,任期开始于下一学年开学时。
4.职员代表的产生
每年4月30日之前,图书馆职员、管理部门职员、专业研究职员、专业技术职员和办公室职员应该按照规定的程序各选举1位团体理事会代表,任期1年,任期从下一学年开学时开始。投票按照差额选举规则进行。
5.校友代表的产生
普林斯顿大学团体理事会的校友代表由校友委员会按其规定的程序步骤选举。当选的普林斯顿大学团体理事会校友代表任期2年,任期开始于下一学年开学时。每年轮替选举2位校友代表。校友代表的选举按照单个可转让选举制度进行。
团体理事会职位的所有选举结果,包括当选的代表和落选者的姓名,均需按序排列,交给团体理事会的秘书长。
此外,如果存在没有代表代其在团体理事会中表达意见的群体,将由团体理事会在团体理事会成员中选出人员代表该群体。所有这类选举的提名由团体理事会的执行委员会负责,或者团体理事会可以为这些成员做出它认为是适当的其他安排。
(三)普林斯顿大学团体理事会代表的罢免与临时更替
团体理事会的任何代表都可以由将其选出的团体予以罢免。当某个团体有1/4的代表请愿罢免某位代表,可以举行罢免投票。如果该团体做出了罢免的其他规定,则按照该规定进行罢免。在任何罢免投票中,投票的大多数投罢免票时,应该罢免该代表,且其职位由此变成空置。这时由新选出的该职位代表来完成这一任期。
空置职位须按照团体制定的规则和程序,选出代表担任。如果不存在这种规则和程序,则按照团体理事会执行委员会批准的程序选举。该新选出的个人应该担任空置职位代表,具有完全的投票权,直到下一次常规选举举行之时。如果空置职位为非选举产生的职位,则应该由以同样的方式被选出担任该职位代表的人完成剩余的任期。
为避免大学团体内某个群体没有表达意见的机会,一方面,团体理事会规定了“第二名代替措施”,即当某位团体理事会代表可能连续缺席三次以上会议,或者连续三个月以上不能参加会议,而且缺席代表是某群体仅有的代表,或者有关群体的其他大多数团体理事会代表这样要求时,那么,在最近一次选举中的第二名,按照常规选举程序的规定,应该被委以全部投票权,直到缺席者返回。执行委员会对这一规定的执行负有责任,并须立即向团体理事会报告根据这一规定采取的任何措施。另一方面,团体理事会规定了“候补理事”制度,因为按规定有一些群体在团体理事会只有一位代表,所以被授权可以选派另一名成员作为候补代表。候补代表的任期与正式代表的任期相当。在正式代表不能出席团体理事会的特别会议时,候补代表可以代表其所在群体出席会议,并且可以像团体理事会的正式代表那样投票。但是,候补代表不得承担正式代表的委员会职责。
(四)普林斯顿大学团体理事会的主要职能
普林斯顿大学团体理事会主要是与权力部门就以下事项进行商议或者协商的实体。
1.参与大学决策
普林斯顿大学团体理事会可以讨论并调查大学政策的任何问题、大学管理的任何方面,以及有关大学福利的任何争议,并就这类问题向大学的决策机构或者管理者提出建议。
2.制定行为规则
普林斯顿大学团体理事会一方面有权制定有关大学团体居住成员的居住行为规则,这些规则对全体成员具有约束效力;另一方面,团体理事会可授权一定部门或组织制定相关事务的规则,如将制定主要与大学团体内特别群体有关的规则的权力授予代表该群体的机构,或以该群体成员可接受的其他方式行使。
3.监督相关规则的制定与适用
普林斯顿大学团体理事会有权监督有关大学团体居住成员行为规则的制定和适用,无论这些规则是由大学团体居住者中的其他机构还是由团体理事会自身,或是由大学的管理者制定的。这类监督的目的在于保证这些规则对个人权利和大学合法利益的保护,为此,这些规则必须是明确的、公正的、可实施的,并与法律是保持一致的;同时,这类规章制度和规则对权力的行使是必要的,或者是合宜的。团体理事会不审查学术问题。
(五)普林斯顿大学团体理事会的组织结构
普林斯顿大学团体理事会的许多工作是通过其常设的委员会或者通过随时建立的特别委员会进行的。章程规定的常设委员会有6个,但有特殊情况时,可以临时建立特别委员会。
1.执行委员会(The Excutive Committee)
执行委员会是团体理事会工作的组织运作部门。执行委员会主要负责制定团体理事会的会议日程,为团体理事会各委员会的年度日程提供建议,为团体理事会各委员会成员的任用提供建议,审议任何团体理事会管辖范围内的事务,并作为非正式的机构为校长服务。
执行委员会在团体理事会同意的前提下,委任成员和委派团体理事会所有常设委员会的主任,管理部门依职权担任的成员或者主任以及司法委员会主任除外,后者由大学的校长和团体理事会协商后委派。
章程规定的所有委员会成员的委任需被提交给每一学年度的团体理事会首次会议批准,执行委员会在审议委任建议会议的至少一周之前将委任的预告分发给团体理事会成员。
执行委员会根据团体理事会的批准,在下一次常规议事日程上,当看来是必要的或者需要之时,委派某个特别委员会。
执行委员会由14位成员构成,包括:大学的校长;6位大学教授(其中至少1位非终身教职教师);本科生学生会主席和2位其他本科生;2位研究生;1位职员代表;1位校友代表。教务长可与执行委员会举行常规会议,并且当代表大学校长时,应该有投票权。其他大学管理者可以出席执行委员会会议并就争议问题发言,但是不得参加投票。执行委员会的成员在团体理事会选举后在当选的团体理事会代表中选举,但须保证各部门代表的均衡性,即采用单个可转让选举制度保证各部门均有代表。执行委员会的会议由大学的校长主持,校长不在时,由教务长主持,主持者有召开执行委员会会议的自主决断权。如果至少有5位成员认为有必要开会,大学的校长(校长不在时,则是教务长)须召开执行委员会会议。
团体理事会的秘书长须参加执行委员会会议,如果秘书长不是定期选举选出的团体理事会代表,则不得投票。秘书长的职责是保留所有会议的记录并以其所指示的方式公布执行委员会的建议和记录。
2.权利和规则委员会(The Committee on Rights and Rules)
权利和规则委员会由大学教师部主任、学生生活部主任、3位大学教师、3位本科生、2位研究生和1位在团体理事会代表其他群体的成员构成。1名法律顾问和1位公共安全办公室代表在必要时参与委员会会议,但无投票权。
权利和规则委员会主要负责代表团体理事会审议和调查所有有关大学团体居住成员的行为规则的适宜性和制定及执行这些规则的程序的适宜性。该委员会须将其有关这些问题的调查结果,与可能对这些规则或者制定和适用这些规则的相关程序做出修改的任何建议一起,向团体理事会报告,每年至少一次,如果团体理事会或者执行委员会要求,则需要多次报告。
3.治理委员会(The Committee on Governance)
治理委员会由大学的校长、3位大学教师、2位本科生、1位研究生和1位团体理事会其他群体代表构成。
治理委员会主要负责代表团体理事会审议和调查有关大学治理的问题。每年至少召开一次会议,如果团体理事会或执行委员会要求,则须召开多次会议。会上要向团体理事会报告其活动,提交任何有关大学治理问题的建议。治理委员会还有权与学校董事会的执行委员会就有关章程规定的董事空缺职位充实和董事任期进行协商,向学校董事会执行委员会陈述其有关这些职位的提名人的资格的看法。另外,治理委员会有权与学校董事会的荣誉学位委员会开会,协商荣誉学位授予事宜。
4.优先事项委员会(The Committee on Priorities)
优先事项委员会由以下人员构成:教务长,并由其担任主任;大学教师部主任;总会计师;行政管理副校长;6位大学教师,其中每个部门必须有1位代表和至少1位非终身教职教师;4位本科生和2位研究生,经充分考虑选择学生团体中各种不同利益团体的代表;以及1位来自团体理事会其他群体的成员。发展副校长需要参加该委员会的会议,但是不得投票。由教务长为该委员会任命执行秘书长。被委任为优先事项委员会成员的大学教师任期为3年,在这期间每年会有2位代表完成任期。优先事项委员会的其他成员应该考虑委员会成员关系的连续性。
优先事项委员会主要发挥校长顾问的作用,需要常规地与校长开会,参与审议大学预算,审议预算准备过程中的争议,以及审议大学发展规划。优先事项委员会可以就所有这些事务向校长提出建议,并随时向团体理事会报告。
5.资源委员会(The Committee on Resources)
资源委员会由以下人员构成:财政副校长,3位大学教师,2位本科生,1位研究生,1位来自团体理事会其他群体的成员。普林斯顿大学投资公司的1位成员应该成为该委员会的非选举成员。
资源委员会主要负责代表团体理事会审议、质疑有关大学财政资源的获取与管理的基本政策问题。该委员会每年至少召开一次会议,如果团体理事会或者执行委员会要求,则需召开多次会议,会上向团体理事会报告其活动,提交任何修改大学获取和管理财政资源的基本政策的建议。资源委员会还要承担其自己作为股票持有人的大学义务,并审议大量的代理问题。
6.司法委员会(The Judicial Committee)
司法委员会由3位大学教师、2位本科生、1位研究生、1位来自团体理事会其他群体的成员组成。其主任由大学校长和团体理事会协商后委任,须保证委员会成员关系的连续性。司法委员会的主任一般不投票,但如果出席会议的代表投票出现平局的情况时,则可以投票。
司法委员会的职能主要是审理和裁判初次提出或者由大学的其他司法部门转交的案件,这些案件涉及指控违反那些已制定且至少以实质性相同的形式对大学团体的全体居住成员适用的行为规则和法令的行为,且其违反法律的行为严重侵害了公认的大学团体成员的权利,严重违背大学的目标,威胁大学实现其基本运作的能力,或者实质性损害大学团体共同的合法利益。当被判违反成文规则的个人提出申诉,声称处罚他们的程序不公正或者不合理,且没有另外规定其他申诉途径时,司法委员会也可决定受理这类申诉。
司法委员会的特定职责对其成员的资质提出了要求。要考察其成员对司法委员会司法任务的认识状况,要求其做出公正地适用成文的规则和法令于个体案件的承诺。为此,要求他们在接受司法委员会委任之前,研究那些规则和法令,以保证他们能够公正地适用。当发现某个成员不能以善意适用成文的规则时,就应将其替换。这时可以在陪审团成员中选择一位成员,并由团体理事会的执行委员会经由团体理事会同意后委任。如果案件审理程序没有完成,团体理事会的执行委员会经由团体理事会同意后委任其他被选择的成员完成审理程序。
司法委员会成员须遵循回避原则,司法委员会职位不得由以下人员担任:对实施行为规则或者保持校园秩序负有直接管理责任的成员;团体理事会成员,或者团体理事会职位的候选人,本科生决策委员会成员或者本科生决策委员会候选人,大学的其他司法机构成员。司法委员会的任何成员都不得审理自己的案件。
如果案件在提交给司法委员会审理之前,没有经过其他行使管理权力的部门的处理,大学校长可以审查司法委员会的处理决定,并可以降低强制处罚但不得加重。
司法委员会需要向团体理事会、大学教师部、本科生决策委员会以及其他相应的机构报告案件的处置情况。
在以上各委员会中,除执行委员会和各委员会的主任外,其他各委员会的成员可以不必是团体理事会成员。各委员会的主任任期为1年,但可以连任。
根据特殊需要,团体理事会随时可以建立特别委员会,并说明其责任和成员资格。一般而言,这类委员会的成员可以不必是团体理事会成员,人数不多于8位,同时,如果没有团体理事会的授权恢复,不可存在2年以上。这类委员会多数在任务完成后解散。
(六)普林斯顿大学团体理事会的议事规则(程序)
团体理事会于1969年10月举行首次会议。一般每学年召开5次会议,当需要时,举行特别会议(The Council of the Princeton University Community,2013b)。团体理事会的会议一般由大学的校长主持,如果校长缺席,则由教务长主持。
团体理事会的秘书长负责保管所有的会议记录,向团体理事会成员告知在专门会议和其他任何会议上提出的对重要事务的建议,公布团体理事会及其各委员会的报告,以及不包括内部会议在内的所有会议的记录,并适当履行审议机构记录秘书的义务。秘书长由团体理事会执行委员会在团体理事会建议和同意下委派,任期为1年。
团体理事会在学年度首次会议上对全年会议时间做出安排,并在网站上公布。
大学校长(大学校长不在时则是教务长)有权决定召开团体理事会会议。如果执行委员会要求或者任何15位团体理事会成员要求,大学校长须召开特别会议。召开特别会议须申明会议召开的目的。
所有要在会议上提出的重要建议须在会议前不少于5个自然日书面提交给团体理事会的秘书长,且秘书长应该将这些建议分发给团体理事会成员,并安排会议日程。如果是个人提出的建议,且没有其他成员第二次提出,则不按此处理。但这一规则可以通过团体理事会会议的大多数参会者投票来取消。
团体理事会的任何会议,包括常规会议和特别会议,由团体理事会的秘书长在会议召开前2天公开会议议程。
一般情况下,团体理事会会议须向大学团体成员开放,大学团体成员可作为观察者出席会议,但如果团体理事会的主持者根据团体理事会执行委员会三分之二以上成员的投票,或者根据出席和投票的三分之一的团体理事会成员的要求召开的内部会议,可以不公开。
团体理事会会议的法定人数为15名(有投票权)。团体理事会会议的议事程序采用新修订的《罗伯特议事规则》1。